SharePoint
La nueva forma de trabajar juntos

La plataforma de colaboración empresarial líder en el mercado.

Intranet Colaborativa


Desde cualquier dispositivo podrá acceder a la gestión documentalIntranet Colaborativa
Solución empresarial que aprovecha todas las características de SharePoint para brindar una experiencia de colaboración empresarial haciendo posible la interactividad entre las áreas que componen su arquitectura corporativa.

Desde cualquier dispositivo podrá acceder a la gestión documental, checar el estado de los archivos de la compañía y de los proyectos, revisar y aprobar información; además podrá mostrar su empresa y portafolio de servicios desde la sitio de gestión de conocimiento, también hacer seguimiento de los comités y solicitar ajustes de los documentos desde los sitios de las áreas o directamente de los documentos. Todo esto de una manera intuitiva en una navegación fácil basada en su lenguaje de negocio.


Áreas de trabajo
Intranet Colaborativa


Los usuarios podrán crear documentos y construirlos en lineaÁreas de trabajo

Los Micrositios o tambien llamados en la solución sitios de Áreas de trabajo, hacen posible que las áreas de la organización puedan interactuar entre ellas con la información corporativa, los usuarios podrán crear documentos y construirlos en linea; evitando así la creación de versiones locales que pueden generar duplicidad o ambigüedad del contenido.


Características
  • Bibliotecas de documentos
  • Listas calendario
  • Listas de tareas
  • Listas de seguimiento y control
  • Panel de discusiones
  • Libreta de contactos
Beneficios
  • Centralización del contenido empresarial
  • Evita la perdida de información corporativa
  • Permite el control de las versiones de los documentos
  • Evita la duplicidad de la información
  • Motiva al trabajo en equipo.

Gestión de conocimiento
Intranet Colaborativa


Se hace posible socializar la información de la empresa con los empleados de la compañíaGestión de conocimiento

Esta solución hace posible crear las espacios de información corporativa basada en temas de ámbito transversal; es decir, de interes de todos los empleados de la compañía.

El modelo moderno de gestión de conocimiento hace posible socializar la información de la empresa con los empleados de la compañía, muchos usuarios no conocen acerca de los procesos y de la información importante , tampoco se enteran de las actividade y eventos.

La solución aprovecha las características de la tecnología HTML 5.0 y las búsquedas empresariales como alternativa para contextualizar y formar culturalmente a los usuarios en un mismo lenguaje corporativo.

Ejemplos
  • Nuestra empresa: Publicación de misión, visión, valores organizaciones, organigrama
  • SGC: Sistema de gestión de la calidad de la empresa para la consulta de procesos y procedimientos
  • Tips de ayuda: Publicación de manuales de uso de herramientas internas
Beneficios
  • Mejora el conocimiento de los temas corporativos
  • Los empleados podrán tener acceso a los contenidos informativos y herramientas para la interacción con procesos de la empresa
  • Es interactivo y dinámico gracias a sus características de búsquedas empresariales y tecnología Web tipo Wiki
  • La actualización o creación de contenidos, no dependen de terceros, es fácil de editar y administrar

Gestión documental
Intranet Colaborativa


Flujos documentales basados en los esquemas de la cadena de valor, tablas de retención, auditorías de documentos y versionamientoGestión documental

Esta solución usa las características de SharePoint Server Enterprise para brindar un modelo de gestión documental basado en los tipos de información con propiedades de: metadatos, flujos de trabajo, retención de documentos, plantillas de formatos, búsquedas empresariales con refinadores y propiedades avanzadas de consulta y los flujos documentales basados en los esquemas de la cadena de valor, tablas de retención, auditorías de documentos y versionamiento.

Ahora bien dentro del marco de gestión documental sobre SharePoint existen muchísimas posibilidades y potencialidad para abordar cualquier requisito, proceso o modelo, en cualquier empresa u organización tan compleja como sea; sin embargo dicha solución se resume en:

Esta solución depende del modelo de organización de archivo, por ello si la empresa no lo tiene definido, tenemos expertos en archivado que pueden suplir este requerimiento para la solución.


Sitios de comités
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Los usuarios podrán compartir documentos, presentaciones y registrar los compromisos en pos de la visión de la empresaSitios de comités

Un sitio de comité es una herramienta administrativa que brinda al esquema de gobierno de las organizaciones un lugar donde los usuarios podrán compartir documentos, presentaciones y registrar los compromisos en pos de la visión de la empresa y/o la toma de desiciones; nuestra solución crea una plantilla de sitio para que se puedan crear tantos sitios de comités como sean necesarios.

Esta solución depende del modelo de organización de archivo, por ello si la empresa no lo tiene definido, tenemos expertos en archivado que pueden suplir este requerimiento para la solución.

Un sitio de comité se compone de las siguientes listas y bibliotecas:

  • Actas de reuniones
  • Listas de asistencia
  • Documentos
  • Panel de discusiones
  • Presentaciones
Beneficios
  • Mantiene la documentación en línea para ser posteriormente consultada
  • Los documentos son categorizados por metadatos, para una rápida consulta
  • Las propiedades que se aplican a los documentos se basa en el lenguaje corporativo
  • Solo tienen acceso los miembros activos en el contexto del comité
  • Los documentos se construyen conjuntamente entre los miembros del comité y sobre el mismo documento al mismo tiempo
  • Todas las bibliotecas tienen control de versiones para evitar la duplicidad de los documentos

Sitios de proyectos
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Bibliotecas y listas que permite a las áreas poder almacenar la información de los proyectos la cual es categorizada según los estandarés de PMOSitios de proyectos

Un sitio de proyecto, consiste en un conjunto de bibliotecas y listas que permite a las áreas poder almacenar la información de los proyectos la cual es categorizada según los estandarés de PMO para para el desarrollo de los mismos; estos son:

Planeación / Ejecución / Seguimiento / Cierre

Dichas categorías son desarrolladas en un esquema de tipos de contenido asociados a cada contexto de proyecto que permite cubrir necesidades principales, entre otras:

  • Ajuste de documentación
  • Carga de informacion de soporte y anexos
  • Desarrollo del plan de trabajo
  • Actas de reuniones de seguimiento
  • Tareas y cronograma

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